東京税理士ブログ

前回の続きです。
» サービス業の時間による原価計算:はじめに

まず、手順を簡単に書きます。

1. サイボウズOfficeで時間を入力する。
2. サイボウズからCSVファイルを書き出す。
3. エクセルでピボットテーブルを使って集計します。

時間の入力

同じお客様に複数のサービスを提供することもあるでしょうが、そこは省略します。お客様の会社名ごとに原価を算出します。このとき、事前に会社名を登録しておくことが大切です。

私達は、30分単位で書いています。例えば、10分仕事をしても、切り捨てて0分にします。20分仕事をしたら、切り上げて30分にします。もし、アメリカのように、タイムチャージで報酬を請求するのでしたら、こんな適当なことは許されませんが、内部での原価計算ですから、自由です。外には出しません。

それと、作業時間の集計が目的ですから、開始時間と終了時間がずれていても問題ありません。例えば、1日仕事をしたとすると、午前と午後と2回に分けて入力するのは面倒ですから、お昼休みが1時間だとして、朝から終了1時間前まで仕事をしたことにしておけばいいのです。

厳密さ・正確さを追求せず、ほどほどに、楽にやっておくことが、軌道に乗せる秘訣です。

また、運用の話になりますが、間接時間は書きません。例えば、掃除している時間とか、研修を受けている時間とか、社内の雑用をしている時間です。遊んでいるのではないのですから、うるさく追求しないことです。導入に拒否反応がでてしまったら、貴重なデータが収集できなくなります。

これで、みんなで普通にサイボウズを使っているだけで、以下のデータが蓄積されていきます。
何日の何時から何日の何時まで、誰が、どのお客様の仕事をしたか。

CSVファイルの書き出し

原価計算をしたくなったときにサイボウズからCSVファイルを書き出します。管理者権限が必要です。

サイボウズOfficeのフッターの「システム設定」

システム設定（詳細）タブの下の方、各アプリケーションの「スケジュールと設備予約」

スケジュールと設備予約の「CSVファイルへの書き出し」

後は、条件を設定します。

• 参加者は、必ず全員を追加します。誰も選択しないと、何もデータが出てきません。
• 設備は関係ないので何も追加しません。
• 期間は、やり方によります。私の場合は、最終的に1年に1枚のエクセルの表を作るので、期首から現在までを指定します。
• 先頭行に項目名を書き出すにチェックしておきます。

書き出すボタンを押したら、schedule.csvが作成されます。

ピボットテーブル

schedule.csvをひな形となるエクセルファイルのワークシートにコピー・ペーストしたら、開始時刻と終了時刻の差の式で、すべての行に作業時間を出しておきます。時刻の差は、単位がdayなので、*24してhourに変換します。分は10進数の小数点以下で表します。例：30分＝0.5
=(E2-C2)*24

scheduleデータの隣のワークシートにピボットテーブルを作ります。エクセルのピボットテーブルが何かについては、すいませんが、他で調べてみてください。ひとことで言うと、簡易なデータベース的集計機能です。
» ピボットテーブル – Google 検索

完成したピボットテーブルと付随する式は、以下のようになります。

ピボットテーブルではない部分は、単位と原価です。

• 単価は、別に計算して入力します。
• 原価は、時間×単価を合計する式です。

1年間のピボットテーブルが完成したら、原価の右側に売上高を入力して、売上総利益と利益率を計算する式を書きます。

おわりに

かなり簡略化した原価計算ですが、まずは、数字を出せるようにすることが重要だと思います。あとは、このデータをどう経営に役立てていくかという問題になります。

CreativeCommons Attribution License, Steve Kelley

公開2008-12-09 会計