東京税理士ブログ

書類の整理方法の中でも、収納方法を中心にご紹介します。

どこの会社でも、経理の書類をすべてきちんと整理整頓するのは、大変なことだと思います。税理士事務所は、書類作成業でもあるので、書類をきちんと整理して保管することが、業務の遂行上、決定的に重要になります。新しい書類は、常に、過去の書類を参考にしながら、作成されるのです。そう考えて、昔からドキュメントの整理方法を試行錯誤して改良を続けています。

書類の整理方法を改善するメリット

ドキュメントの整理方法を改善すると、とりあえず、以下のメリットがあります。

• 書類を探す時間が減る。
• 整理整頓の時間が減る。
• きめ細かな顧客管理が可能になる。
• 過去の資料を参照できると、ミスが減る。
• 業務の進め方を事務所全体で共有できる。
• （他にもあると思います）

書類の収納方法の変遷

備忘録を兼ねて、今までの書類の収納方法の変遷を振り返ってみます。

1.フラットファイル方式

最初は、すべての書類に2欠パンチで穴を開けて、フラットファイルに収納していましたが、以下の欠点がありました。

• 規格外のものが入らない。
• 先に入れたものを出すことができない。
• 転倒防止のブックエンドが必要。

2.ハンギングフォルダ方式

1996年5月に神田須田町から現在の西神田に引っ越してきて、本格的な引出しを設置したので、ハンギングフォルダを試してみましたが、以下の欠点がありました。

• フォルダがかさばる。
• 持ち運ぶためにボックスに移すのが面倒。

3.フォルダボックスと2欠方式

1998年7月より、どうせ机に持ってくる時にボックスに入れるのだからと、フォルダボックスとフォルダと2欠用ファスナーを採用しました。これには、以下のメリットとデメリットがありました。

• 1社1ボックスは、わかりやすい。
• 規格外の書類でも、ボックスに入る。
• 書類を入れるフォルダを選ぶのが難しい。
• 2欠で綴るのが面倒。

4.フォルダボックスと封筒方式

2000年4月より、2欠を完全に廃止し、今までのボックスとフォルダに加えて、保管用に角2型封筒も使うようになりました。そして、整理方法を大きく変えました。今まで会社別の中で種類別に収納していたのを、会社別の中で年度別に収納することにしました。この方式には、以下のメリットがあります。

• 書類の誕生から廃棄までのライフサイクルを考慮
• どのフォルダに入れるのか、わかりやすい。
• 不要になった書類を処分しやすい。
• 2欠で綴らず、順番に入れていけばよい。

この方式にたどり着いてからは、現在まで大きな変更は、ありません。探求は止めませんが、最終形ではないかと、感じています。

欠点は、間違って他社のフォルダに入れてしまった書類を探すのが困難ということです。パソコンなら、行方不明のファイルを検索で探すことができるのですが。

現在の収納方法のまとめ

1. 引出しを必要なだけ用意して。あいうえお順にラベリング。事務所では5竿使用。
2. 1社に1ボックスを割り当てる。
3. 1年度を1フォルダ又は封筒に割り当てて、すべての書類を収納。

ボックスは、大中小を使い分けます。

ボックスとフォルダは、紙製ではなく、ポリプロピレン製なので、耐久力があります。国産メーカーキングジムが、長年継続して生産しています。値段は、ちょっと高いかもしれません。事務所では、100個以上のボックスを使っています。

おわりに

文房具について書いたのは初めてですが、これからも、今まで研究してきたノウハウを書いていきたいですね。 メーカーのWebページが充実しているので、写真を利用して、わかりやすく書けました。

公開2008-03-28 税理士業